Każda instytucja musi prowadzić księgowość. Sprawami księgowymi można zajmować się osobiście, zatrudnić księgową lub podjąć współpracę z biurem rachunkowym. Niezależnie od tego, jaki wariant nas dotyczy, przyda się program księgowy.
Zaznaczmy, że nie zawsze potrzebne jest to samo rozwiązanie i z tymi samymi funkcjami. W przypadku małej firmy lub działalności jednoosobowej zazwyczaj wystarczy program wspierający księgowość w podstawowej funkcjonalności, co pozwoli uporządkować podstawowe rachunki. Natomiast przy wielu operacjach w grę wchodzą oprogramowania z większą liczbą funkcji. Dla biur rachunkowych powstały programy bardzo zaawansowane, pozwalające na prowadzenie księgowości wielu klientów jednocześnie.
Dlaczego warto zainwestować w program księgowy?
Program księgowy przyda się we wszystkich firmach. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek gromadzenia dokumentów sprzedaży, rozliczania się z ZUS i US. Mając dobry program księgowy, który będzie działać intuicyjnie, będziemy wiedzieli, gdzie wprowadzić poszczególne dane i kiedy jest termin płatności. Tak samo łatwo można ewidencjonować urlopy, czy zwolnienia lekarskie. Wszystkie dokumenty będą w odpowiednim miejscu. W razie konieczności szybko znajdziemy też swoje faktury. Dzięki temu możemy skoncentrować się na głównej działalności firmy, a kwestie związane z finansami i rozliczeniami będą uporządkowane i nie będą zajmować dużo czasu.
Jeśli natomiast prowadzimy biuro rachunkowe, to wyspecjalizowany program jest wręcz oczywistością. Kwestia tylko tego, jakie moduły i funkcjonalności będą najbardziej praktyczne. Jednocześnie trudno byłoby sobie wyobrazić zarządzanie danymi wielu klientów, gdyby nie można było ich odpowiednio skatalogować.
Dobry program, czyli jaki?
Ponieważ programów księgowych do wyboru jest mnóstwo, pojawia się pytanie o to, który z nich jest najlepszy? Przede wszystkim musi być zgodny z aktualnymi przepisami – to podstawa. Oprócz tego powinniśmy mieć opcję modyfikacji i dodawania nowych funkcjonalności, w zależności od bieżących potrzeb firmy. Warte uwagi są oprogramowania cechujące się automatyzacją w trakcie procesu ewidencjonowania dokumentów, co pomoże zaoszczędzić mnóstwo czasu. Musimy mieć też możliwość wykonania analiz, zestawień i raportów związanych z finansami firmy.
Dla biura rachunkowego istotne powinny być takie funkcje, jak udostępnienie klientom panelu, na którym mogą dodawać i edytować swoje dokumenty – to pozwoli na dużą oszczędność czasu i lepszą komunikację z klientem. Na tym samym panelu to biuro rachunkowe może udostępniać dane, które są potrzebne klientowi.
Jeżeli firma prowadzi księgowość w oparciu o plan kont, to warta uwagi jest Księga Handlowa. Jest to jeden z modułów programu enova365 pozwalający na szybką ewidencję dokumentów i generowanie sprawozdań. Moduł ten powstał z myślą o prowadzeniu księgowości na podstawie planu kont i zawiera takie funkcjonalności jak zestawienie sald i obrotów, obsługa plików JPK, w tym nowego pliku JPK_V7, dziennik, czy ewidencje dokumentów i środków pieniężnych. Ma też możliwość importu zewnętrznych dokumentów.
